Privacyverklaring Phrona

1. Praktijkgegevens

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Phrona, een diëtistenpraktijk die voedings- en leefstijladviezen aanbiedt aan cliënten.

Praktijkhouder: eenmanszaak, handelend onder de namen Phrona en Phrona Health
Adres: Hendrik Jacobszstraat 27, [postcode en plaats invullen]
KvK-nummer: 88400867
E-mail: phronahealth@gmail.com · info@phrona.nl
Telefoon: [telefoonnummer invullen]
Website: [website-URL invullen]

2. Toepassing en begrippen

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens van (potentiële) cliënten en websitebezoekers van Phrona.

Onder persoonsgegevens wordt verstaan: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Onder gezondheidsgegevens vallen gegevens die iets zeggen over de fysieke of mentale gezondheid van een persoon. Deze gegevens zijn bijzonder en worden extra beschermd door de wet.

3. Welke persoonsgegevens Phrona verwerkt

3.1 Algemene persoonsgegevens

– Naam, adres, woonplaats
– Geboortedatum
– Telefoonnummer
– E-mailadres
– Zorgverzekeraar en polisnummer
– BSN (indien noodzakelijk voor declaraties)

3.2 Gezondheidsgegevens

– Gegevens over uw gezondheid, klachten en hulpvraag
– Medische voorgeschiedenis voor zover relevant voor de diëtistische behandeling
– Meetgegevens (bijvoorbeeld gewicht, lengte, bloedwaarden indien bekendgemaakt)
– Behandelplan, adviezen en voortgangsrapportages

3.3 Gegevens via het contactformulier

Wanneer u het contactformulier op de website gebruikt, verwerkt Phrona de gegevens die u zelf invult, zoals: naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van uw bericht. Deze gegevens worden gebruikt om uw vraag te beantwoorden of contact met u op te nemen.

3.4 Website- en gebruiksgegevens

De website kan technische gegevens verwerken, zoals IP-adres, browsergegevens en het tijdstip van bezoek. Een deel hiervan wordt doorgaans geregistreerd door de hostingpartij in logbestanden, bijvoorbeeld om de website veilig en stabiel te laten functioneren.

Phrona kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken. Het concrete cookiegebruik (bijvoorbeeld functionele, analytische en/of trackingcookies) wordt beschreven in een apart cookieoverzicht: [hier later cookiebeleid/cookieoverzicht invullen].

4. Doeleinden van de verwerking

Phrona verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

– Het uitvoeren van diëtistische zorg (onderzoek, advies, behandeling en begeleiding)
– Het bijhouden van een (elektronisch) medisch dossier
– Het onderhouden van contact, bijvoorbeeld om afspraken te maken of te wijzigen
– Het declareren van verleende zorg bij zorgverzekeraars of het sturen van facturen aan u
– Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de dossierplicht en fiscale bewaarplichten
– Het beantwoorden van vragen die via het contactformulier, e-mail of WhatsApp binnenkomen
– Het verbeteren en beveiligen van de website (technische en statistische doeleinden, indien van toepassing)

5. Rechtsgrondslag voor de verwerking

Phrona verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daar een geldige grondslag voor is volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

– Uitvoering van de behandelovereenkomst: voor het kunnen leveren van diëtistische zorg
– Wettelijke verplichting: zoals de plicht om een medisch dossier bij te houden en fiscale bewaartermijnen in acht te nemen
– Toestemming: bijvoorbeeld voor het delen van informatie met uw huisarts, fysiotherapeut of andere zorgverleners, en voor bepaalde vormen van communicatie
– Gerechtvaardigd belang: voor beperkte technische en statistische analyses van websitegebruik en het waarborgen van de veiligheid van systemen, mits uw privacybelang niet zwaarder weegt

6. Delen van persoonsgegevens met derden

Phrona deelt uw gegevens alleen met derden als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de behandeling, de administratie, of als de wet dit vereist.

6.1 Andere zorgverleners

Informatie-uitwisseling met andere zorgverleners, zoals uw huisarts, specialist of fysiotherapeut, vindt alleen plaats nadat u daarvoor expliciet toestemming heeft gegeven, tenzij een wettelijke bepaling anders vereist.

6.2 Zorgverzekeraars

Voor declaraties kan Phrona gegevens delen met zorgverzekeraars. Dit gebeurt alleen voor zover nodig is om de geleverde zorg te kunnen declareren en verantwoorden.

6.3 Verwerkers

Voor het registreren van cliëntgegevens, het plannen van afspraken, het versturen van facturen en het hosten van de website kan Phrona gebruikmaken van externe dienstverleners (verwerkers), zoals:

– [naam EPD/praktijksoftware invullen]
– [naam hostingpartij / e-mailprovider invullen]
– [naam online consultplatform invullen, indien van toepassing]

Met deze partijen worden, indien vereist, verwerkersovereenkomsten gesloten om afspraken te maken over een zorgvuldige en beveiligde verwerking van persoonsgegevens.

6.4 Geen verkoop van gegevens

Phrona verkoopt uw persoonsgegevens nooit aan derden.

7. Bewaartermijnen

Phrona bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere bewaartermijn voorschrijft.

– Medisch dossier: minimaal 15 jaar, gerekend vanaf het laatste contact, of langer als de wet dit vereist
– Financiële administratie (facturen e.d.): 7 jaar, conform fiscale regelgeving
– Gegevens uit het contactformulier: [bewaartermijn invullen, bijvoorbeeld: tot afhandeling van uw vraag + maximaal 3 of 12 maanden]
– Cookies en logbestanden: volgens de termijnen die zijn opgenomen in het cookiebeleid en de logretentie van de hostingpartij

8. Beveiliging van persoonsgegevens

Phrona neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik en ongeoorloofde wijziging.

Voorbeelden van maatregelen zijn:

– Gebruik van beveiligde verbindingen (https/SSL) voor de website
– Beperkte toegang tot cliëntgegevens: alleen de behandelaar(s) die deze gegevens nodig hebben
– Gebruik van beveiligde systemen voor dossiervorming en communicatie met andere zorgverleners (zoals Zorgmail)
– Sterke wachtwoorden en, waar mogelijk, aanvullende beveiligingslagen
– Geen verzending van uitgebreide medische gegevens via onbeveiligde kanalen zoals standaard e-mail of WhatsApp

9. Rechten van betrokkenen

Als betrokkene heeft u een aantal rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

– Recht op inzage in uw dossier en persoonsgegevens
– Recht op correctie van onjuiste of onvolledige gegevens
– Recht op verwijdering van gegevens (voor zover dit niet in strijd is met de wettelijk verplichte bewaartermijnen)
– Recht op beperking van de verwerking in bepaalde gevallen
– Recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit)
– Recht om een eerder gegeven toestemming in te trekken

U kunt deze rechten uitoefenen door contact op te nemen met Phrona via de in deze verklaring genoemde contactgegevens. Phrona kan u vragen zich te identificeren om zeker te zijn dat het verzoek door u is gedaan.

10. Cookies en vergelijkbare technieken

De website van Phrona kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken om de website goed te laten functioneren, statistieken te verzamelen of externe inhoud (zoals Google Maps) te tonen.

Het concrete overzicht van gebruikte cookies (soort, doel, bewaartermijn) wordt opgenomen in een apart cookieoverzicht of in een cookiebanner: [cookiebeleid/cookieoverzicht later invullen].

11. Minderjarigen

Bij cliënten jonger dan 16 jaar wordt diëtistische zorg alleen verleend met betrokkenheid en toestemming van de ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger(s), voor zover de wet dit vereist. Persoons- en gezondheidsgegevens van minderjarigen worden met bijzondere zorgvuldigheid behandeld.

12. Vragen of klachten

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop Phrona met uw persoonsgegevens omgaat, dan kunt u contact opnemen via de in paragraaf 1 genoemde contactgegevens.

Bent u niet tevreden over de wijze waarop uw vraag of klacht is afgehandeld, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

13. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Phrona kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld wanneer de wetgeving wijzigt of wanneer de manier van werken verandert. De meest recente versie is altijd te vinden op de website van Phrona.

Deze versie van de privacyverklaring geldt vanaf 31 november 2025 en vervangt alle eerdere versies.